La gente exitosa sabe que una reunión efectiva comienza con una agenda efectiva. La clave para crearla está en…

• Buscar aportes de los participantes antes de la reunión para diseñar la agenda, así no aparecerán de la nada nuevos temas y se pondrá la vista en el objetivo inicial.
• Anunciar claramente el propósito de la reunión de trabajo.
• Anunciar quién guiará la reunión.
• Identificar a todos los participantes invitados y asegurarse de no olvidar a nadie importante.
• Escribir los temas de la reunión a modo de preguntas con el fin de motivar la participación de todos.
• Fijar un tiempo estimado para cada ítem de la agenda, y así monitorear el progreso de la reunión y asegurarse de que todos los temas sean cubiertos.

Prohibir los smartphones
Cuando una persona usa su smartphone en eventos como ese, solo muestra…

• Falta de respeto: La información de su teléfono parece ser más importante que la conversación en la reunión.
• Falta de atención: Una persona es incapaz de concentrarse en más de dos cosas a la vez. La habilidad de ser multitasking es un mito.
• Falta de escucha: No demuestra la atención requerida para una verdadera escucha activa.
• Falta de poder: Solo se muestra como un moderno can de Pavlov que responde a la alerta de su teléfono.
• Para hacer valioso el tiempo empleado en la reunión de trabajo, los participantes deben poner sus smartphones en “mute”.

Utilizar un cronómetro
Los guías o las personas encargadas de dirigir una reunión de trabajo efectiva se aseguran de que los participantes tengan en mente el tiempo y que la junta no debe extenderse.

No sentarse

Se puede considerar que sentarse es como fumar. No solo porque estar mucho tiempo sentado es peligroso para nuestra salud, sino porque también alarga las reuniones. Steve Jobs, Mark Zuckerberg, Richard Branson y Jack Dorsey son muy conocidos por caminar en sus reuniones. Incluso Branson escribió en su blog: “Uno de mis trucos favoritos es conducir mis reuniones de pie. Encontré que es una mejor manera de ir más rápido al grano, de tomar decisiones y hallar un acuerdo”.

El éxito de cualquier organización va unido al éxito de su comunicación interna. Volver efectiva una reunión de trabajo es garantía de tomar mejores decisiones, solucionar problemas y construir relaciones laborales. Ser claros con los objetivos y temas de la reunión, eliminar las distracciones, ser puntual y mantener a la gente activa es la clave.